Desde el 1 de enero del año que viene, la Gobernación dispuso que los tradicionales libros contables deban ser digitales. El objetivo es mayor transparencia, disminución de costos y cuidado ambiental.A raíz de la puesta en vigencia de una resolución que apunta a modernizar todo los sistemas administrativos, pero sobre todo la forma de presentación de los libros de sueldo, desde el 1 de enero de 2018 los sistemas manuales de libros, las hojas móviles y las microfichas, serán reemplazadas por un formato digital de dicha información.De esta manera, Entre Ríos se transformará en la segunda provincia en implementar este tipo de innovación y "despapelización".Los mayores beneficios de esta modernización del trámite son permitir al Estado un mayor control y transparencia en el mercado laboral, pero también reducir el impacto ambiental al eliminar la necesidad del papel. Y para las empresas también tendrá sus ventajas: conseguirán una optimización en los tiempos y una reducción de costos."Si bien, como toda nueva instrumentación, el cambio demandará un tiempo de aprendizaje, sus beneficios para las empresas son muy concretos. Principalmente, colabora con la eficiencia, al disminuir los tiempos de trabajo destinados a procesos que ya han quedado obsoletos, como el trasladar los libros de sueldos, o el tener que rubricarlos hoja por hoja", explicó Fernando Rivera, Gerente de Servicios de RR.HH. de Gestión Compartida, una empresa especializada en el servicio de digitalización."Por otra parte, ahorra los costos de insumos como papel y toner, reduciendo así su impacto ambiental, y elimina la necesidad de espacio físico para el almacenamiento. Y al trabajarse en formato digital, se facilita además el rápido acceso a los datos en caso de que sea necesario y se garantiza su adecuada conservación", amplió Rivera.A partir de este cambio, la información requerida por la legislación se enviará mediante un archivo electrónico que deberá estar firmado digitalmente, para lo cual el representante legal o apoderado del empleador tendrá que contar con un certificado de firma digital.La firma digital es una herramienta tecnológica que le otorga a un documento electrónico la misma validez jurídica que a uno rubricado de puño y letra. En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma queda satisfecho si se utiliza una firma digital que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento.Esta decisión de la Gobernación data de julio pasado, cuando la Secretaría de Trabajo de Entre Ríos dispuso a través de la resolución 0785 "la despapelización y modernización de los servicios administrativos" de todas las empresas radicadas en la provincia y que tengan su documentacióny registros rubricados en papel."Sólo en el Sistema de Gestión de Trámites de la administración pública provincial se genera un promedio de 7.000 expedientes por mes, que equivalen a 175.000 hojas por mes o 350 resmas de hojas o 1 tonelada de papel. Sin contar notas de otro tipo como expedientes internos, notas simples, de compras, pedidos de licencia, informes diarios, resoluciones, comunicaciones o fotocopias", detalló la secretaria de Modernización del Estado y Participación Ciudadana, Lucrecia Escandón.Estos datos son parte de un diagnóstico que realizó la Secretaría de Modernización en base a un recorrido por más de 150 oficinas públicas, con el objetivo de identificar las oportunidades de mejora que permitan garantizar el derecho ciudadano a una gestión pública de calidad. "Una de las conclusiones que sacamos es que el Estado entrerriano registra un enorme volumen de actos administrativos en formato papel. La administración pública posee a la fecha 1.970.000 expedientes, lo que equivale a un total de casi cincuenta millones de hojas", explicó Escandón.En este sentido, a todos aquellos organismos comprometidos con esta iniciativa se les otorgará por parte de la Secretaría de Modernización del Estado y Participación Ciudadana el Sello de Calidad en materia de Despapelización, reconociendo su accionar responsable en la utilización del papel.
